オフィス移転の流れ|やることが分かる！
チェックリスト

オフィスの移転は正しく行えば非常に多くのベネフィットを提供してくれます。その為、多くの方は早く物件を探そうとしてしまいがちです。

しかし、ここでは、物件探しを始める前に、「なぜオフィスを移転するのか」を明確にしておきましょう。このプロセスを行うことができれば、当初の移転目的を叶えたオフィスを選定できます。

オフィス移転のメリットとデメリット

移転理由の整理を行う前に、オフィス移転のメリットとデメリットについてご説明いたします。

オフィス移転のメリットとしては、現オフィスでの課題点解決による生産性向上です。

例えば、A社では事業拡大により従業員数が増えて来ています。執務室内には座席が数席あるものも、以下のような従業員の声を最近耳にするようになりました。

「来客を受けたいのに、なかなか会議室を抑えることができない。」
「休憩時間に休憩室にいくと席が埋まっており使えない。」
「お手洗いの数が足りていない。」

このような事態を無視していると、従業員の業務生産性は落ちていってしまいます。この企業の場合、拡張移転することで、従業員の生産性を回復しさらなる企業成長につながりました。

いっぽうで、デメリットしては、新オフィスの内装工事費用や現オフィスの原状回復費用などが大きな金額がかかる点かと思われます。また、オフィス移転にあたっては、物件探し、内装、お引越しなどと非常に多くの時間と作業を要します。移転担当者の業務負担については十分に考慮するようにしましょう。

移転をする理由を明確にする

前段でもお伝えした通り、移転理由を明確にすることは、オフィス移転での重要なステップとなります。何故移転が必要になったのかという理由を明確にしましょう。

では、オフィスの移転理由としてはどのようなものがあるでしょうか。いくつか例をあげていきましょう。

・人員の拡大または縮小
・生産性の向上
・立地の改善
・ブランディング効果の向上

他にも移転理由は多数あるかと思いますが、ご参考までに一般的なものをあげさせていただきました。自社に当てはまるものはありましたでしょうか。

オフィスの移転理由を明確にすることは、後の物件選定時に選定軸となってくれるので役立ちます。ただし、現実問題では課題は必ずしも1つではありません。例えば、人員増加のため拡張移転を検討する企業の多くは、今後優秀な人材を採用するため、ブランディング強化をしていく必要もあるでしょう。こうなると、広さと立地どちらをより優先させるかという課題もでてきます。

そのため、移転理由が複数上がる場合については、さらにもう1歩、移転理由に優先順位をつけておくこともこの後の検討において非常に有効です。

新オフィスの条件が決まったら、次に移転スケジュールを確認しておきましょう。 オフィス移転において、スケジュールにあわせてタスクを洗い出しておくことは円滑なオフィス移転において重要です。

現オフィスの解約予告期間の確認

まずは、現オフィスの解約予告期間の確認をしましょう。

重要

”解約予告期間”とは、退去をしたいときにどのくらい前までに貸主につたえなければいけないのか定めたものとなります。

一般的に、オフィスビルの解約予告期間は3ヶ月～6ヶ月前の間で定められていることが多いです。但し、貸主によって異なるため、確認時は必ず現オフィスの賃貸借契約書の解約予告期間の箇所を確認するようにしましょう。その他、敷金の返還時期や原状回復についても賃貸借契約書に記載があるので、このタイミングで併せて確認するのがおすすめです。

ここでは、新オフィスの選定から契約調印までの流れを詳しくご説明します。物件の情報収集方法から内見時の注意点、契約書で注意して見るべき項目等についても触れていきますのでぜひ覚えていただけますと幸いです。

①物件情報の収集、
候補物件のピックアップ

まずは、物件情報の収集を始めましょう。物件情報の収集方法については、2つ選択肢があります。

①仲介業者を利用する。

②賃貸検索サイトを利用する。

一昔前までは、不動産業者に連絡して物件を提案してもらう必要がありました。しかし、現在では不動産業者がインターネット上に賃貸検索サイトを開設しているため、自分自身でいつでも物件を探す事が可能です。 方法としては、各賃貸検索サイト内にある絞り込み機能等を用いて探すことがほとんどです。”新オフィスに求める条件の策定”の章で決めた新オフィスに求める条件（賃料/面積/時期/立地等）を絞り込みに入力することで、誰でも簡単に賃貸オフィスを探すことができます。オフィス探しにおいて、賃貸検索サイトは皆様の強い味方といえます。

但し、②のデメリットとしては、貸主や管理会社がネット掲載を断っている物件などについてはインターネット上に掲載がされない等があります。そのため、お勧めとしては検討初期段階では賃貸検索サイトを利用し、具体的に物件を探すタイミングでは、仲介業者へ連絡するのをお勧めいたします。①②両方をうまく活用することが重要です。

②現地内見

候補物件見つかったら、実際に現地を内見していきます。
百聞は一見に如かず、オフィスを移転する際、実際に足を運んで物件を見ることはとても重要です。

内見方法は、仲介業者へ内見したい物件と希望日時を伝えましょう。物件の面積帯によっても異なりますが、1件あたり10分程度の内覧時間が一般的です。事前に仲介業者より移動時間などを含めた内見必要時間の案内がありますので、それに従って当日は動いていきましょう。

また、内見時に確認しておくべきポイントについてご説明いたします。

重要点

内見時に漏れなく確認ができるように事前にチェックポイントを纏めたシート等を手元に準備しておくとよいでしょう。

《内見時のチェックポイント》

• ビル外観、エントランス部分
  ビルの印象は、来客等のイメージに影響します。
• 貸室内
  ざっくりしたレイアウトイメージで構わないので貸室内の形状に合うか確認しましょう。また、空調タイプ（セントラル空調か個別空調か）等もあわせて確認をお勧めします。
• 共用部（お手洗いの数）
  給湯室やお手洗いについて確認しましょう。お手洗いの数等についてもメモしておくとよいでしょう。
• 貸室内の採光、窓の有無（開閉が可能か）
  光がきちんと執務スペースに入るか、窓の位置などを確認しておきましょう。
• 設備
  メールボックス、駐車場、駐輪場、ゴミ置き場、喫煙所など。
• 周辺環境
  コンビニや飲食店、銀行、郵便局とのアクセスなど。

また、撮影の許可を取るなどの配慮の上、内見時の写真や動画を残しておくと後に候補物件を絞り込むときの参考になるのでお勧めです。

③社内意思決定

オフィス移転の際には、物件の選択から最終的な決定まで、社内の全員が納得するような選定を行うことが必要です。また、その物件が現状の課題を解決するものか、新オフィスに求める条件を満たしているかを今一度確認するようにしましょう。

オフィス移転は数千万～億単位の大きな投資となります。そのため、懸念点がある場合はそれを持ち越すのではなく、再度1つ前のステップに戻るなどして熟考することが大事です。

④申込

物件の厳選ができましたら、次はいよいよ申込です。
入居申込とは、貸主に対して入居の意向を示すために行われるものです。この申込は、一般的に書面で行います。フリーレントや入居開始時期などの賃貸希望条件についてはここで記載を行います。また、申込時には、審査書類の提出が必要になります。ご参考までに審査書類の一例をお見せします。

• 会社概要
• 履歴事項全部証明書の写し
• 印鑑証明書の写し
• 決算書3期分

書類の準備に時間がかかる場合もあるため、候補物件が絞れてきたら不動産業者に申込時必要書類について確認をとるようにしましょう。

⑤審査通過、契約締結

申込書類を提出が無事完了しましたら、貸主や管理会社側で、提出された申込書類を基に条件回答の検討や与信審査を行います。

審査期間は、多くの場合1週間前後です。しかし、貸主や管理会社によって審査期間は異なりますので、申込書提出時に、回答日を確認しておくことをお勧めします。

審査を無事通過しますと、賃貸借契約書が送られてきます。賃貸借契約書の内容については、やや難しく感じる方もいるかもしれません。そのような場合は、適切なアドバイスや指導をしてくれる専門家に相談することをお勧めします。契約書にリスクのある条項がないかどうかアドバイスしてくれるほか、交渉の手助けもしてくれるでしょう。

賃貸借契約書について貸主側、借主側双方の合意がとれましたら、不動産業者による重要事項説明、貸主への初期費用入金をもって無事契約締結となります。

オフィスが無事決まったら、次は内装を考えましょう。 このステップでは、オフィス内装の検討プロセスを順に説明していきます。

内装業者の選定

物件選びはもちろんですが、オフィスの内装構築も非常に重要です。オフィスの空間は、働く人にとって快適なスペースである必要があります。但し、オフィス空間を作り上げるのも容易ではありません。そこで一般的には、内装業者とともにオフィス空間を作っていきます。

内装業者の選定完了時期については、遅くとも、施工完了希望日の3ヶ月前には決定するようにしましょう。選定した後、レイアウト検討に2週間、内装工事が1～2ヶ月ほどかかる想定です。

内装業者の選定ポイントとしては、移転が初めての方はオフィスのレイアウト作成～お引越し完了までワンストップで行ってくれる業者を選ぶのがお薦めです。中には、通信工事だけ行う業者や、お引越しのみの業者というのも存在しますので、問い合わせの際に、1社で最初から最後まで行ってもらえるか確認しましょう。

内装業者の候補が絞れたら、2~3社相見積もりを取ることをお勧めいたします。見積りにあたって、レイアウトの希望について内装業者に伝える必要があるので、下準備としては必要な座席数や会議室数などについては社内で話し合っておくようにしましょう。

レイアウト検討

内装業者が決まりましたら、オフィス内のレイアウトについて確定させていきましょう。レイアウトの検討項目としては、以下のようなものが挙げられます。

《レイアウト検討項目（一例）》

• 座席数などの確認
  座席数、会議室数、リフレッシュスペースやＷＥＢ会議ブースの設置有無など必要な要件を確定していきます。
• ゾーニングの設定
  オフィスに必要な各スペースを大まかに位置取りしていきます。受付スペースをどこに設けるか、執務スペースはどこか、さらに打ち合わせスペースや休憩スペースなどをどこに持っていくか等の大枠を決めていきます。この工程で重要なポイントとして、来客者や従業員の導線に注意しながら位置取りをしていく必要性があります。
• 内装コンセプトの設定
  オフィスに一体感を持たせるのに、内装コンセプトを決めておきましょう。これにより、床・壁のカラーやオフィス什器のカラー選定がしやすくなり、簡単に統一感のあるオフィス内装に仕上げることができます。

大規模なオフィス移転の場合、候補ビルが決まりましたら、契約前にテストレイアウトを引いてもらうのもよいでしょう。

この項目では、引っ越し後をスムーズにするにあたり事前にやることの内容についてご説明いたします。細かなタスクが多くなるため、やることリストを作成し手順に従い進めていくのがお勧めです。

社内周知、社内マニュアルの作成

移転先のオフィスが決まりましたら、速やかに社内周知を行いましょう。社内周知の内容としては、下記の内容を中心にまとめ上げていただくのをお勧めいたします。

• 移転スケジュール
• 移転当日までに各個人すべき内容(書類の整理、荷物の梱包ルールなど)
• 新オフィスのレイアウト
• 新オフィスの利用ルール
• PC機器の設定

内容を纏め、マニュアルとして作成し社員が自由に閲覧できるようにしましょう。その他、質問内容が出た際の問い合わせ先も明確にしておくことが重要です。

取引先へのあいさつの準備、
取引先へのご連絡

事務所の移転先が決まりましたら、コーポレートサイトやメール等で取引先へ知らせましょう。事務所の移転の連絡を行わないと取引先とのミスコミュニケーションを招く可能性があります。

それを避けるためには、移転1ヶ月前を目安に、全ての取引先へ新しい住所、連絡先、そして移転する事由など通知する必要があります。また、密に取引がある先についてはより早く通知を行うなど、関係性に応じて通知期間を分けることも検討してみてください。

住所変更

オフィス移転による住所変更は、重要な手続きの1つです。請求書や契約書類に旧オフィスの住所が記載されていると、業務に支障をきたす可能性があります。それだけに留まらず、ウェブサイトやパンフレットといった公に住所が掲載されている箇所についても来客者などが確認する可能性が高いため、早めにアップデートすることが必要です。

ここまで多くの手続きがありましたが、待ちに待った新オフィスのオープンです。

新オフィスへ荷物を移し業務開始

いよいよ、お引っ越しです。 什器等については事前に搬入を行い、移転担当者等にて指定したレイアウトに誤りがないか確認しましょう。実際に業務が始まってからだと、什器や設備の移動が難しくなってしまう場合もあります。内装業者や引っ越し業者とお引越し後早めに確認を行うことをお勧めします。

そして、全従業員が新オフィスに出社する日に関しては、PCの設定や荷物の整理等が発生します。 事前に移転担当者はもちろんのこと、各従業員に通常業務との調整をしてもらうようにしましょう。