事務所移転の必須手続き｜
会社（オフィス）移転のスムーズな進め方

事務所を移転する際は、さまざまな手続きが必要になります。

事務所移転の前に オフィスの解約について

事務所の移転が決まったら、まず必要になるのは、オフィスの解約手続きをすることです。

退去の6か月前までを目安に、オフィスのオーナーや管理会社に解約の意思を伝えてください。契約内容によっては、解約を通知すべき時期が異なる場合もあるため、事前に確認しておくのがベストです。

個人の賃貸借契約とは違い、事業用で契約を結んでいる場合は、原状回復にかかる費用の100%が借主の負担となることがあります。原状回復とは、オフィスを借りたときの状態に戻すことを指します。契約内容によって、必要な原状回復工事の内容は異なり、かかる費用も変わってきます。

どこまで対応が求められているのか、工事を依頼する前にオーナーや管理会社にも確認しておきましょう。

また、原状復帰工事を依頼する業者が指定されている場合もあるのでご注意ください。オフィスを解約することが決まったら、解約通知のタイミングや、原状回復が必要な範囲、指定業者の有無など、解約関連の契約内容をしっかりと確認しましょう。

ガス・電気・インターネットや
電話回線等の手続き

次に必要になるのが、ガス、電気、水道、インターネットや電話回線など、オフィスを支えるインフラの移転や解約手続きです。

移転後も同じサービスを利用するのであれば、事務所移転の旨をサービス会社に連絡しましょう。違うサービス会社を利用したい場合は、現行のサービス会社の解約手続きと、移転後のオフィスでの新規契約の手続きが必要です。

事業者によって、申し込みから利用開始までの期間は異なり、特にインターネットの移転手続きには時間がかかることが少なくありません。「移転日にインフラが用意できていない」という事態にならないよう、移転の日取りが決まったら早めに手続きに取り掛かりましょう。

また、コピー機やビジネスフォン、電話回線など、リース契約で利用している設備がある場合は、リース会社にも必ずオフィスが移転することを伝えるようにしてください。

銀行口座・クレジットカードなどの
登録情報の変更

事務所の移転とともに、銀行口座やクレジットカードなどの登録情報の変更も必要になります。

銀行口座の住所を変更する際は、窓口に来店しての届け出が求められることがあります。通帳や印鑑に加え、「登記事項証明書」や「履歴事項全部証明書」といった書類の準備が必要になる場合もあるので、事前に各金融機関にご確認ください。オンラインでの申請の場合は、必要に応じて書類を郵送することになります。

クレジットカードの住所を変更する際は、オンラインで手続きが可能な会社がほとんどですが、詳細についてはご利用のクレジットカード会社にご連絡ください。

社用車でETCカードを利用している場合は、そちらの住所変更も必要になります。利用しているカードをリストアップし、抜け漏れがないように住所変更の手続きを行ってください。

会社が移転する際は、各公共機関への公的手続きも必要です。
事務所の移転に伴い、届け出が必要な公共機関は以下のとおりです。

• 労働基準監督署
• 税務署
• 法務局
• 警察書
• 郵便局
• 消防署
• ハローワーク

それぞれの機関で必要な手続きについて、一つずつ説明していきます。

労働基準監督署への各種手続き

事務所を移転する際は、労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出する必要があります。

提出の期限は、事務所の住所が変更された日の翌日から起算して「10日以内」です。期日までに、「労働保険名称、所在地等変更届」を管轄の労働基準監督署、または、公共職業安定所に提出してください。

なお、会社の事業が一元適用事業か、二元適用事業かによって、書類の提出先が変わってきます。

一元適用事業の場合は、移転後の所在地を管轄する労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出のうえで、公共職業安定所へ「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出しましょう。

二元適用事業の場合は、労災保険については、移転後の所在地を管轄する労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出してください。雇用保険については、公共職業安定所に「労働保険名称、所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」をご提出ください。

注意点

提出の期限は、事務所の住所が変更された日の翌日から起算して「10日以内」となります。

税務署への手続き（異動届）

事務所移転の際は、税務署への異動届の提出が必須となります。異動届は、正式には「異動届出書」と呼ばれ、国税庁のホームページからダウンロードできます。

届出書を作成のうえ、異動前の納税地の税務署に持参、または郵送で提出してください。提出先は「異動前の納税地の所轄税務署長」です。事務所の移転後は、速やかに異動届を提出しましょう。

なお、国税電子申告・納税システムであるe-Taxからの届け出も可能です。e-Taxでの届け出の場合は、添付書類が不要となります。

また、移転日から1か月以内に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」を提出する必要があります。こちらも同様に、移転前の事務所を所轄する税務署に提出してください。

注意点

移転日から1か月以内に移転前の事務所を所轄する税務署に提出する必要があります。

法務局への会社登記手続き
（移転登記申請【法人住所変更】）

事務所を移転する際は、法人の移転登記を申請する必要があります。申請先は法務局です。

オンラインか書面で申請でき、手続きの期間は移転日から2週間以内です。期日を経過すると、罰則として100万円以下の過料が課せられることもあるため、移転後は速やかに手続きを行いましょう。

注意点

手続きの期間は移転日から2週間以内です。期日を経過すると、罰則として100万円以下の過料が課せられることがあります。

警察書への手続き（車庫証明）

社用車を保有している場合は、警察署での自動車の保管場所証明申請が必要になります。いわゆる「車庫証明」と呼ばれる手続きです。

届け出の期限は特に定められていませんが、移転後は速やかに提出しましょう。

提出先は、保管場所(車庫)の所在地を管轄する警察署です。交通課の「車庫証明窓口」に届出書を提出してください。

郵便局へ郵便物届出変更

郵便局に「転居届」を提出することで、届け出の日から1年間は、旧住所あての郵便物を新しい住所に無料で転送するサービスを利用できます。

最寄りの郵便局窓口や、必要書類のポスト投函、インターネットでの手続きが可能です。ポスト投函の場合は、郵便局窓口等に設置している転居届に必要事項を記入し、本人確認書類の写しを添付のうえで、付属の専用封筒に入れて切手を貼らずに投函します。

いずれの場合も、手続きの際に身分証などでの本人確認が必要になります。

消防署へ各種届出書

新しくオフィスに入居する際は、オフィスの使用を始める7日前までに「防火対象物使用開始届出書」を提出する必要があります。また、オフィスの修繕、模様替え、間仕切り変更などの内装工事を行う場合は、着手する日の7日前までに、「防火対象物工事等計画届出書」の提出も必要になります。

届出書は、移転後のオフィスの住所を管轄する消防署にご提出ください。

ここまで、事務所移転の際に必要となる、オフィスの契約関連の手続きや、公的な必要書類の届け出についてご紹介しました。

続いて、事務所移転に関する留意点をご紹介します。移転までに準備しておくべきことや、社内での役割分担、業者の手配やスケジュール管理についての注意点を確認し、移転までの全体像をイメージしてみましょう。

また、移転で生じる思わぬ費用や、移転をお知らせするメールの例文、取引先の事務所が移転したときのマナーなど、気になるポイントを網羅的に解説します。

事務所を移転する際の注意点

事務所の移転計画が持ち上がったとき、何から始めればよいか、不安に感じてしまうかもしれません。いざ移転の時期が近づいてから慌てないためには、移転スケジュールの全体像を把握し、移転までの「やることリスト」を整理していく必要があります。移転先の決定から各種業者の手配まで、おおまかな全体のスケジュールを注意点とともにご紹介します。

移転前の準備

事務所を移転するうえで、最も重要なファクターとなるのは、移転先の決定です。 事務所の移転には、引っ越しや内装工事の費用、そして移転に対応するための社員の工数など、さまざまなコストがかかります。そして、その移転先によっては、社員のモチベーションや生産性、企業のブランディングを左右することもあるため、移転の判断は慎重に進めるべきです。オフィスの広さや立地、周辺環境や建物のグレードなど、あらゆる要素を勘案して働きやすい事務所づくりを目指したいものです。

移転先が決まったら、移転日までにやるべきこととしては、前述した手続きに加えて「オフィスレイアウトの考案」や「備品の用意」があります。移転日にすぐに事務所として稼働できるよう、前もって稼働後の具体的なイメージを描き、必要に応じて業者の手配や備品の発注を行いましょう。

また、事務所移転の予定を社員にも公表し、移転時の諸々の対応に協力してもらう必要があります。私物の整理と移動に加えて、IT機器の回収や再セットアップ、公共の備品の設置など、移転による社員への負担は想像するより大きなものになるかもしれません。新しい事務所を円滑に運用するために必要な作業を洗い出し、計画的に移転前の準備を進めていきましょう。

社内の役割分担の決定

円滑な事務所の移転に向けて、社内の役割分担を決めましょう。

事務所を移転するとなると、さまざまな作業が発生します。一つでも抜け漏れがあると、ほかの作業がスムーズに進まなくなる可能性も。必要な作業をリストアップし、専任の担当者を決めて、進捗を確認しながら進めていきたいところです。社内で手が回らない場合は、短期のパートやアルバイトを募集し、引っ越し対応に当たってもらうという選択肢もあります。

移転先の内装工事業者の手配

移転先によっては、事務所として使えるようにするための内装工事が必要になります。

理想のオフィスに向けて、使いやすいレイアウトを考案しましょう。業者によっては、インテリアデザイナーがレイアウトの相談に乗ってくれる場合もあります。コストや実績を比較検討のうえで、信頼できる内装工事業者を選定してください。

すぐに事務所として使用することのできる事務所用のテナントに移転するのであれば、内装工事の必要は生じないかもしれません。しかし、スケルトンの状態のテナントに移転する場合は、内装業者と工事スケジュールを打ち合わせして、移転日までに工事が完了しておくようにしましょう。

失敗しない配送業者や引っ越し業者の手配

内装工事業者だけでなく、備品を運ぶ配送業者や引っ越し業者も、事前に手配しておきましょう。

事務所移転という大規模な移動になると、業者側もすぐには対応できません。特に12月から4月は引っ越しのハイシーズンで、なかなか希望の日程が押さえられない場合もあります。移転の日取りが決まったら、早めに業者の選定と確保に移りたいところです。

荷物の量や重量、移動距離によって、業者ごとにかかるコストが変わります。複数の会社を比較したうえで、ニーズに合った業者を選びましょう。

事務所移転の一般的なスケジュール・期間

事務所移転には、一般的に半年～1年間の準備期間が必要です。移転までにやるべきことを把握し、スケジュール表で整理することをおすすめします。

既存のオフィスオーナーへの退去通知は、契約内容にもよりますが、通常は6か月前までに行う必要があります。それまでに移転先を決めることになるので、移転日の8か月～1年前には、移転についての検討を開始するケースがほとんどです。

その後、移転の4～5か月前にはオフィスのデザインやレイアウトを決定し、工事業者・引っ越し業者の手配、必要な備品・什器の選定などを進めます。関係各所とのやり取りが滞ることもあるため、早めに着手するとよいでしょう。

移転の1～3か月前には、ライフラインや銀行への届け出、社員や取引先への事務所移転の周知など、移転に向けて必要になる処務を進めます。移転日の前後は、公共機関への届け出や荷造り・荷ほどきなどで忙しくなるので、移転から1か月程度はゆとりを持って業務スケジュールを組んでください。

事務所移転にかかる費用

移転にかかる費用は、大きく分けて「退去時に発生する費用」と「新しい事務所で必要な費用」の2種類です。

まず、既存のオフィスを退去する際の費用としては、原状回復工事の費用、備品や什器を運び出す引っ越し費用、不用品の処分にかかる費用などがあります。

不用品の処分にかかる費用は、入居しているオフィスのビルで廃棄するか、リサイクル業者に依頼するかで変わってきます。リサイクル業者に買い取ってもらう場合は、内容によっては処分費用がかからず、金額がプラスになることもあります。

次に、移転先の事務所で発生する費用としては、内装工事費用、新しい什器や備品を購入する費用、水道・電気・インターネット回線などの移転費用などがあります。また、契約内容によっては敷金や保証金、仲介手数料や火災保険料などの初期費用が生じます。

事務所の移転にかかる具体的な金額は、移転の規模や個々の状況で変わってきます。移転の計画を立てる段階で費用の全体像を把握し、できるだけコストが抑えられる方法を選びましょう。

事務所移転のご連絡に使える
メールの書き方と例文

顧客や取引先への移転の周知は、移転日の1か月前が目安です。今後の信頼関係を維持するためにも、メールやはがきでの移転の案内を忘れずに送付してください。

ここでは、事務所移転のご連絡に適したメールの書き方と例文をご紹介します。

事務所移転の案内メールでは、最初の挨拶として、簡単に日頃の関係性への感謝を伝えるとよいでしょう。次に、移転先の事務所の住所や連絡先を簡潔に記載します。事務連絡とはいえ、最後にはきちんと締めの挨拶を入れ、失礼な印象を与えないようにしましょう。以下でご紹介するのは、案内メールの一例です。

また、挨拶だけでなく、ホームページやSNSに記載の住所や連絡先、移転後の営業時間もあわせて更新しましょう。