オフィス移転のスケジュール｜
マニュアルとタスク管理ガイド

オフィス移転を成功させるためには、事前準備がカギとなります。移転の6か月前には、 次のような重要ステップを完了させましょう。

入居中オフィスの契約内容を確認する

新しいオフィスへの移転計画を立てる前に、入居中のオフィスがいつ契約が満了になるか、解約予告をいつまでにしなければならないのかを確認する必要があります。
貸事務所の解約予告は、一般的に解約希望日の3ヶ月前から6ヶ月前に規定されています。
解約予告が遅くなり、希望する日に解約ができないケースがありますので、注意が必要です。予告期間を踏まえて、解約予告をするようにしましょう。

又、原状回復に関する条件と費用を併せて確認するようにしましょう。
どこまでを原状回復すれば良いのか、事務所のオーナーとよく相談をする必要があります。具体的に原状回復が必要な箇所は以下のものになります。

• 壁や天井、床の汚れのクリーニング
• カーペットの張替え
• デスクや椅子、什器などの会社備品の撤去
• 壁紙やクロスの張替え
• 電気や電話回線の回復や撤去
• 床下配線の撤去

現在のオフィスの問題点
・移転後の改善点を洗い出す

オフィス移転は、単に場所を変えること以上の意味を持ちます。多くの従業員が移転後に感じる不満の一つは、新しいオフィスが旧オフィスの問題点を解決していないことです。そのため、まず重要なのは従業員の声に耳を傾け、現在のオフィスで直面している問題を明確にすることです。

従業員とのヒアリングを通じて、具体的な改善ポイントを特定します。これには、オフィススペースの不足、交通のアクセスの悪さ、設備の不十分さなど、様々な問題が含まれる可能性があります。移転の計画段階でこれらの問題点を洗い出し、解決策を考案することで、より効率的で快適な職場環境を目指すことができます。

また、従業員の意見を取り入れることで、チーム全体のモチベーションと満足度を高めることが期待できます。このように、移転を通じて既存の問題を解決し、従業員の働きやすさを向上させることは、組織全体の生産性を高める絶好の機会です。移転先での新しいスタートを、組織改革と成長のチャンスとして捉えましょう。

オフィス移転のスケジュールを計画

オフィス移転の成功は、効果的なスケジュール管理に大きく依存します。このため、移転プロセスの各段階について、詳細かつ柔軟なスケジュールを計画することが重要です。 計画には以下の要素を含めます。

移転日の決定

移転を行う具体的な日付を設定します。この際、業務のピーク時や他の重要なイベントを避けることで、業務への影響を最小限に抑えることができます。

準備期間の設定

移転に必要な準備期間を見積もり、計画に盛り込みます。これには、新しいオフィスの準備、現在のオフィスの整理、必要な手続きの完了などが含まれます。

オフィス移転は、初めて経験する方にとって、一見複雑で手間がかかりそうに感じるかもしれませんが、適切な手順を踏めば、円滑に進めることができます。

当記事では、各プロセスにおいて効率的に進めるための情報を提供します。経営者の皆様にとって、時間と費用の節約するために進行管理とタスク管理を適切に行うことが大切です。各ステップを丁寧に進めていくことで、オフィス移転の行程をスムーズに進めることができます。このマニュアルがオフィス移転を成功させるための一助となればと思います。具体的な手順やアドバイスは、以下で詳しく解説しています。

オフィス移転計画に必要な期間とは？

オフィス移転に必要な期間は、一般的には、6か月程度とされています。

具体的なスケジュールは、移転先の選定や契約、内装工事、引っ越し作業という流れが必要です。特に内装工事には多くの時間が必要なので、効率よく進めるためには、これらのスケジュールをあらかじめ正確に計画し、余裕をもって進行することが必要とされます。

理想的なスケジュール管理とは、全タスクに十分な時間を割り当て、予期せぬ遅延を最小限に防ぎつつ、移転プロセスを順調に進めることです。オフィス移転の落とし穴を回避しながら、スムーズで効率的な移転を実現する情報を得るために、ぜひご活用下さい。

オフィス移転の目的

オフィス移転の目的は、企業ごとに異なりますが、
通常はオフィス環境の改善、ビジネス展開の拡大、立地条件の改善などがあります。
オフィス移転は新たなビジネスチャンスを得るための重要な判断と言えます。

オフィス移転計画をスムーズに進行させるためには、計画立案時に移転先の選定や内装設計を行う際、はっきりとした目的を事前に設定することが大切です。それに基づいたスケジュール管理やタスク管理が必要となります。説得力があるオフィス移転計画は、組織の一体感を生み出すだけでなく、新たなビジネス機会を開拓する契機ともなります。

オフィス移転を成功に導く鍵は、細かく計画されたスケジュール管理です。しっかりとした計画に基づいて行動することで、会社の新しい可能性を最大限に活かすことができます。 オフィス移転は多くのステップを含む複雑なプロジェクトです。計画やスケジュールを適切に管理しなければ、ミスが発生しやすくなり、移転作業がスムーズに進まなくなる可能性があります。

これから、移転計画を立てる方法とスケジュールを管理する方法を、簡単に理解できるように説明していきます。また、移転の各フェーズでのタスク管理のコツや、実用的なアドバイスも提供します。 この記事をぜひエクセルやワードに表形式でまとめて、計画的で効率的なオフィス移転計画を立ててみましょう。 視覚的に分かりやすくするために、スケジュール表を作成して、チームメンバーと共有できるようにするといいでしょう。

オフィス移転のスケジュール
【6～8か月前】

これらのステップを踏むことで、オフィス移転をスムーズかつ効率的に進めることができます。特に、初期段階での解約手続きや費用の見積もりは、後のスケジュールに大きく影響するため、早めに行うことが望ましいです。

オフィス移転のスケジュール
【4～5か月前】

オフィス移転の4～5か月前は、移転プロジェクトの中でも特に重要な時期です。この段階での計画と準備が、移転の成功を大きく左右します。以下のステップを踏んで、効率的に移転作業を進めましょう。

業務の再開を遅らせることなく、新オフィスで働き始めるために、この時期の計画と管理を十分に理解し、実行しましょう。以上が、オフィス移転4～5ヵ月前のスケジュールです。

オフィス移転のスケジュール
【2～3か月前】

オフィスを移転する際の2～3か月前は、社内外へ情報を共有する重要な時期です。このフェーズでは、計画全体をしっかり管理し、次のようなステップで準備を進めましょう。

この時期の適切な計画と実行は、オフィス移転を円滑に進めるために非常に重要です。タスクごとの進捗管理に注意を払い、計画通りに事を進めましょう。これらが、オフィス移転2～3ヵ月前のスケジュールです。

オフィス移転は簡単な作業ではありません。業者との打合せや見積もりなどの調整、移転前後に必要な公的機関に提出する申請書類の準備など、細かいタスクが多数存在します。しかし、適切な計画と効率的なタスク管理によって、オフィス移転はスムーズに進行できます。この記事では、オフィス移転を成功に導くための方法とポイントについて説明します。

各業者の選定

オフィス移転に際して、以下の業者を選定する必要があります。 具体的には、家具（什器）業者、引越し業者、現状回復工事業者、内装工事業者、内装デザイン業者、看板関係の業者、電気工事業者、通信工事業者、産業廃棄物処理業者、印刷業者の選定が必要です。

これらの業者は、それぞれが担当する部分で専門的な知識と技術を持っています。信頼と実績のある専門業者の選定が不可欠です。

• 家具（什器）業者
  オフィス用家具の販売を行います。
• 引越し業者
  現オフィスの家具や機材を新オフィスへ運ぶために必要な業者です。
• 原状回復工事業者
  前のオフィスを原状回復する作業を行います。
• 内装工事業者
  内装の施工を行います。
• 内装デザイン業者
  オフィスのデザインとレイアウトを計画します。
• 看板関係の業者
  看板の設置や撤去を行います。
• 電気工事業者
  新オフィスでの電気設備の設置や調整を担当する業者です。
• 通信工事業者
  電話やインターネットの設置を担当します。
• 産業廃棄物処理業者
  事務所移転に伴い発生する不要な家具や機材の適切な処理を行う業者です。
• 印刷業者（名刺・案内状・パンフレットなど）
  名刺、案内状、パンフレットなどの印刷を行います。

※ホームページでも会社の住所が変わることをリリースしましょう

業者の選定で失敗しないためには、いくつかの注意すべき点があります。 業者を選ぶポイントをまとめましたので、お役立て下さい。

実績のある業者を選ぶ

高品質なサービスを受けるためには、過去の実績がある業者を選ぶことが重要です。業者のウェブサイトを確認し、以前のプロジェクトや顧客の評判をチェックしましょう。

オフィス移転を請ける業者は多く、依頼する業者がオフィス移転を専門的にやっているかを必ず確認しましょう。 中には「オフィス移転もやっています」といった、オフィス移転自体が専門でない場合があります。

オフィス移転を依頼する業者が経験や実績が無いとスムーズに進めることができませんので、何かしらのトラブルが生じる恐れがあります。 業者選びをする際は、必ずオフィス移転を専門としている業者を選ぶようにしましょう。

アフターフォローの有無を確認

オフィス移転が完了したら、その後、新オフィスを使用していると不具合や使い勝手が悪かったりと、改善したいところが見つかるケースがあります。 そのため、改善等の要望にも柔軟に対応してくれるかということを事前に確認しておくと良いでしょう。

このように、オフィス移転業者を探す際は、こうしたポイントを意識しながらおこなうと、滞りなくスムーズにオフィス移転を実行することができます。 いずれにせよオフィスは会社の重要な場所です。

自分たちの理想的な職場環境となるよう、妥協せず最も信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

各種申請書類の提出

年金事務所、労働基準監督署、法務局、税務署・都道府県税事務所、ハローワークなどへの報告や変更手続きが必要となります。 また、郵便物の転送手続き、防火管理者の選任、車庫証明の申請なども行います。 オフィス移転において、提出が必要な書類は以下の通りです。